Cách tính thâm niên trong Excel là rất quan trọng, cho những người làm nghề kế toán. Nó ảnh hưởng đến quyền lợi của người được hưởng, cụ thể công thức và cách tính được fifaresources.info bật mí vô cùng chi tiết tại đây.
Cách tính thâm niên trong excel sẽ sử dụng hàm kết hợp từ hàm Date, hàm DateDIF để đếm số ngày, số tháng, năm trong bảng Excel. Cụ thể:
Hàm DateDIF và chức năng trong excel
Hàm Date IF là hàm cho phép người dùng sử dụng để đếm số ngày, tháng năm tính từ thời điểm xác định từ trước cho đến một thời điểm khác được cho trước hoặc chính tại thời điểm hiện tại, sau đó trả về kết quả ở dạng đếm dựa theo ngày tháng. Hàm DateDIF sử dụng rất nhiều nhằm tính toán khoảng cách của ngày tháng do có độ chính xác cao, có nhiều kiểu trả về cũng như là cực kỳ dễ sử dụng.
Công thức áp dụng của hàm DateDIF là =DATEDIF(Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, tùy chọn loại kết quả trả về)
Trong đó:
– DateDIF là hàm đểđếm ngày tháng.
– Ngày bắt đầu: sẽ được quy định từ trước, có thể chọn ngày mới đi học, bắt đầu làm việc, hay là ngày mới kết hôn.
– Ngày kết thúc: Là ngày nghỉ công việc, kết thúc sự kiện nào đó hoặc đơn giản tính đến thời điểm của hiện tại.
– Tùy chọn loại kết quả trả về: Có 6 loại trả kết quả về trong cách tính thâm niên trong Excel và tùy theo người dùng muốn đếm năm, tháng, ngày, gồm là:
* “d”: Đếm theo số ngày.
* “m”: Đếm theo số tháng, tuy nhiên kết quả chỉ lấy phần nguyên
* “y”: Đếm theo số năm giữa, chỉ lấy phần nguyên
* “yd”: Trả về là số ngày lẻ của năm và trừ 2 khoảng thời gian
* “ym”: Trả về là số tháng lẻ của năm và trừ 2 khoảng thời gian
* “md”: Trả về là số ngày lẻ của tháng
Cách tính thâm niên trong excel với hàm DateDIF
Ví dụ, có danh sách 10 nhân viên trong công ty với hợp đồng tại các thời điểm khác nhau, lưu ý loại hợp đồng này tính theo lần đầu tiên họ vào công ty và yêu cầu là đếm số ngày làm việc. Nếu số ngày làm việc > 30 sẽ phải trả kết quả là tháng, nếu số tháng > 12 phải lấy kết quả trả về là năm.
Bước 1: Kiểm tra và định dạng dữ liệu đúng kiểu ngày tháng Việt Nam
Trong cách tính thâm niên trong Excel, trước khi tính cần phải kiểm tra xem định dạng dữ liệu cột ngày tháng đã theo đúng tiêu chuẩn hay chưa, đã để nó về đúng định dạng là ngày tháng Việt Nam chưa.
Nếu chưa, thực hiện bôi đen các ô cần cách tính thâm niên trong excel và kích chuột phải chọn mục Format Cells.
Bước 2: Chỉnh hiển thị ngày giờ theo kiểu Việt Nam
Ngay tại phần mục Number, đầu tiên người dùng chọn Cataegory (Danh sách) là Date, và Type (Kiểu hiển thị) có thể tùy ý nhưng Locate (location – tức địa điểm) thì phải chọn Vietnamese. Sau đó, nhấn vào OK để xác nhận, để hệ thống chỉnh cài đặt sang ngày giờ theo kiểu hiện hành Việt Nam trên Excel.
Bước 3: Nhập công thức hàm DateDIF để bắt đầu trong cách tính thâm niên trong excel
Tại bảng dữ liệu cần tính thâm niên, người dùng bắt đầu nhập công thức DateDIF ở ô trống đầu tiên là D6 cụ thể như sau:
=DATEDIF(C6,TODAY(),”y”)&” năm “&DATEDIF(C6,TODAY(),”ym”)&” tháng “&DATEDIF(C6,TODAY(),”md”)&” ngày”
Giải nghĩa cho công thức như sau:
– =DATEDIF: Hàm đếm ngày, tháng năm dùng trong excel
– C6: Vị trí đầu tiên bảng ký hợp đồng tương ứng ngày bắt đầu.
– TODAY: Kết quả i trả về giá trị là ngày cuối hôm nay
– “y”: Đếm số ở năm giữa, cũng lấy phần nguyên
Bước 4: Ráp và kiểm tra kết quả trả về cho cách tính thâm niên trong excel dùng DateDIF
Sau khi nhấn phím enter, sẽ cho được kết quả đó là 10 năm 5 tháng 21 ngày, nó tương ứng với những ngày ký hợp đồng và ngày chọn tính toán hôm đó. Bước tiếp theo quen thuộc khi người dùng chỉ cần kéo chuột xuống dọc dãy cột để áp dụng công thức lên toàn bộ đối tượng bên dưới.
Và kết quả cuối cùng trả về, sau cách tính thâm niên trong Excel sẽ là được một danh sách thỏa mãn điều kiện trên, chính xác và cần thiết.
Ngoài hàm DateDIF ra, người dùng còn có hàm Date cùng hàm Datevalue trong bảng tính Excel cũng rất đáng quan tâm, nếu như đã biết thêm về hàm DateDIF để tính thâm niên, hãy tìm hiểu thêm về hàm tính toán Date, Datevalue trong Excel để áp dụng khi cần.
Trên đây là chi tiết và đầy đủ tất cả các bước liên quan đến cách tính thâm niên trong excel sử dụng hàm đếm ngày tháng năm DateDIF, cũng như giới thiệu và giải nghĩa chi tiết về chức năng và cách sử dụng hàm cụ thể trong bảng tính. Đặc biệt với những người làm nghề kế toán chắc chắn phải biết và vận dụng nhuần nhuyễn hàm này để tính thâm niên chính xác cho danh sách cán bộ, nhân viên trong công ty.
Hãy áp dụng ngay khi cần và xem thử có vấn đề gì không nhé, có thể phản hồi hoặc đưa ra cảm nhận trực tiếp cho chúng tôi khi sử dụng hàm DateDIF và các bước hướng dẫn cách tính thâm niên trong excel trên đây nhé. Chúc các bạn thành công!