Nếu bạn muốn in hoặc gửi một loạt mẫu văn bản cố định (như giấy mời, thông báo, thư cảm ơn…) trong Word 2016 cho nhiều người mà chưa biết cách thực hiện. Bạn có thể tham khảo ngay cách trộn thư trong word 2016 dưới đây. Cùng fifaresources.info tìm hiểu về cách thực hiện chi tiết tại nội dung dưới đây.
Trộn thư trong Word là gì?
Trộn thư (mail merge) trong Word là quá trình tự động tạo ra các bức thư, thư mời, nhãn bưu phẩm hoặc email. Quá trình trộn thư giúp bạn tạo ra nhiều bản sao của một tài liệu cơ bản. Và có thể điều chỉnh các chi tiết như tên người nhận, địa chỉ, nội dung thư, v.v. một cách đơn giản và nhanh chóng.
Điều này rất hữu ích trong các tình huống cần gửi thông tin cho nhiều người cùng lúc, ví dụ như gửi thư mời, phiếu khảo sát, hóa đơn, v.v. Quá trình trộn thư trong Word có thể thực hiện thông qua các bước cài đặt, và sử dụng các chức năng trộn thư có sẵn trong Word.
Công dụng khi trộn thư
Trộn thư trong Word là một tính năng mạnh mẽ, giúp người dùng tạo ra nhiều bức thư hoặc email cùng một lúc. Dựa trên một tài liệu mẫu và danh sách dữ liệu. Công dụng của Trộn thư trong Word bao gồm:
- Giúp cá nhân hóa thư hoặc email, từ đó giúp tăng tính cá nhân và hiệu quả của thông điệp.
- Tiết kiệm thời gian và công sức, vì trộn thư sẽ giúp bạn tạo ra nhiều bức thư hoặc email cùng một lúc. Nó giúp tiết kiệm thời gian, và công sức so với việc tạo từng bức thư một.
- Tăng độ chính xác: Khi sử dụng Trộn thư, các thông tin như tên, địa chỉ, v.v. được lấy từ danh sách dữ liệu. Nó giúp giảm thiểu sai sót trong việc ghi chép thông tin, và tăng độ chính xác của thông điệp.
- Tạo ra các tài liệu khác nhau, Bạn có thể tạo ra nhiều loại tài liệu khác nhau, bao gồm các bức thư, email, danh sách hoặc thẻ nhãn. Nó dựa trên cùng một danh sách dữ liệu.
- Đơn giản hóa quy trình gửi thư hoặc email hàng loạt: Trộn thư trong Word giúp đơn giản hóa quy trình gửi thư hoặc email hàng loạt. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong quá trình gửi thông điệp cho nhiều người.
Ưu và nhược điểm
Dưới đây là một số ưu điểm và hạn chế của tạo file ISO:
Ưu điểm của Trộn thư trong Word
Ưu điểm khi dùng trộn thư bao gồm:
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Trộn thư trong Word giúp bạn tạo ra nhiều bức thư hoặc email cùng một lúc dựa trên một tài liệu mẫu và danh sách dữ liệu. Nó giúp tiết kiệm thời gian và công sức so với việc tạo từng bức thư một.
- Dễ dàng tùy chỉnh: Trộn thư cho phép bạn tùy chỉnh nội dung thư hoặc email cho từng người nhận. Nó giúp tăng tính cá nhân hóa và hiệu quả của thông điệp.
- Tăng độ chính xác: Khi sử dụng Trộn thư, các thông tin như tên, địa chỉ, v.v. được lấy từ danh sách dữ liệu. Nó giúp giảm thiểu sai sót trong việc ghi chép thông tin và tăng độ chính xác của thông điệp.
Nhược điểm của Trộn thư trong Word
Một số điểm hạn chế của trộn thư:
- Phải có danh sách dữ liệu: Việc sử dụng Trộn thư trong Word yêu cầu phải có một danh sách dữ liệu chứa thông tin của người nhận. Nếu không có danh sách dữ liệu thì quá trình trộn thư không thể thực hiện được.
- Phải cấu hình chính xác: Trộn thư trong Word đòi hỏi người dùng phải cấu hình chính xác để tránh sai sót hoặc thiếu sót trong quá trình trộn thư.
- Không thể tạo ra những thư hoàn toàn độc lập: Trộn thư trong Word chỉ có thể tạo ra nhiều bức thư dựa trên một tài liệu mẫu cơ bản. Điều này giới hạn tính độc lập và sáng tạo trong việc tạo ra các thông điệp khác nhau.
Cách trộn thư trong word 2016
Để trộn thư trong Word 2016, bạn có thể sử dụng tính năng Mail Merge (Trộn Thư). Dưới đây là hướng dẫn cơ bản để thực hiện trộn thư trong Word 2016:
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu
Dữ liệu này có thể là danh sách khách hàng, danh sách địa chỉ, danh sách tên hoặc bất kỳ thông tin nào khác mà bạn muốn chèn vào thư. Đảm bảo rằng các dữ liệu này được lưu trữ trong một tập tin Excel hoặc một tập tin văn bản.
Bước 2: Tạo thư
Bạn có thể dùng các mẫu thư có sẵn, hoặc tự sáng tạo cho mình một mẫu mới. Hãy chắc chắn rằng bạn để lại các chỗ trống cho các thông tin mà bạn muốn chèn vào thư.
Bước 3: Kết nối với dữ liệu
Bạn có thể làm điều này bằng cách chọn tab “Mailings” trên thanh Ribbon và chọn “Start Mail Merge” và sau đó chọn “Step-by-Step Mail Merge Wizard”.
Bước 4: Chọn loại tài liệu
Tiếp theo, bạn cần chọn loại tài liệu bạn muốn tạo. Word cung cấp một số lựa chọn, bao gồm thư, nhãn, email và nhiều hơn nữa.
Bước 5: Chọn nguồn dữ liệu
Bạn có thể chọn một tập tin Excel hoặc một tập tin văn bản. Word sẽ sử dụng dữ liệu trong tập tin này để trộn với mẫu thư.
Bước 6: Chọn các trường dữ liệu mà bạn muốn chèn vào thư. Word sẽ cho phép bạn chọn các trường dữ liệu từ tập tin dữ liệu và chèn chúng vào thư văn bản của bạn.
Bước 7: Tạo thư và hoàn tất
Sau khi đã chọn các trường dữ liệu, bạn cần nhấn nút “Finish & Merge” để tạo thư.
Trên đây là bài viết hướng dẫn cách trộn thư trong word 2016 chi tiết và dễ thực hiện nhất. Hy vọng qua bài viết này, người dùng Word sẽ có thể áp dụng thành công cách trộn thư và tăng hiệu quả trong công việc
Sau khi đã hoàn thành việc trộn thư, trộn văn bản (Mail Merge) trong Word 2016 như vậy, nếu bạn cần viết các giấy mời hoặc gửi thư đến nhiều người, bạn chỉ cần thực hiện trộn thư theo hướng dẫn trên, sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian so với việc phải viết từng bức thư đến từng người nhận. Chúc bạn thành công!