Chuyển file scan sang word hiện nay đang có rất nhiều phương pháp hiệu quả và nhanh chóng, giúp người soạn thảo làm việc nhanh và tốc độ hơn. Bao gồm sử dụng các phần mềm OCR, Google Docs và ngay cả trên Website. Cùng fifaresources.info tìm hiểu cách chuyển file scan sang word nhé!
Ý nghĩa và lợi ích của việc chuyển file scan sang word
Việc chuyển file scan sang Word là quá trình chuyển đổi tài liệu từ hình ảnh (scan) sang định dạng văn bản trong Microsoft Word. Việc này mang lại nhiều ý nghĩa và lợi ích cho người sử dụng, bao gồm:
Dễ dàng chỉnh sửa và định dạng lại tài liệu: Khi chuyển đổi file scan sang Word, người dùng có thể dễ dàng chỉnh sửa, thêm, xóa hoặc định dạng lại tài liệu một cách linh hoạt.
Xử lý tài liệu nhanh chóng: Với tài liệu đã được chuyển đổi sang Word, người dùng có thể sử dụng các công cụ trong Word để tìm kiếm nội dung, chia sẻ tài liệu hay in ấn một cách dễ dàng hơn.
Dễ dàng lưu trữ và quản lý tài liệu: Tài liệu được chuyển đổi sang Word có thể được lưu trữ và quản lý trên máy tính hoặc các ứng dụng đám mây, giúp người dùng dễ dàng truy cập và sử dụng tài liệu trong quá trình làm việc.
Tăng tính chuyên nghiệp: Việc sử dụng tài liệu Word thay vì scan hình ảnh giúp tài liệu trở nên chuyên nghiệp hơn, dễ đọc và dễ hiểu hơn.
Tiết kiệm chi phí: Nếu người dùng muốn in tài liệu, việc in từ file Word sẽ giúp tiết kiệm chi phí hơn so với in từ file scan.
Cách chuyển file scan sang word
Sử dụng phần mềm OCR chuyển file scan sang word
Để chuyển file scan sang Word sử dụng phần mềm OCR, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tải và cài đặt phần mềm OCR trên máy tính của bạn. Có nhiều phần mềm OCR trên thị trường, nhưng những phần mềm phổ biến nhất là ABBYY FineReader, Adobe Acrobat Pro, Readiris, …
Bước 2: Mở phần mềm OCR và chọn tùy chọn “Scan to Word” hoặc “Convert to Word”. Tùy chọn này có thể khác nhau tùy theo phần mềm OCR bạn đang sử dụng.
Bước 3: Chọn tài liệu (document) scan mà bạn muốn chuyển đổi.
Bước 4: Chọn định dạng đầu ra là Word. Bạn có thể chọn định dạng .doc hoặc .docx tùy theo sở thích.
Bước 5: Bắt đầu quá trình convert để chuyển đổi. Sau khi chọn định dạng đầu ra, bạn chỉ cần bấm nút “Convert” hoặc “Start” để bắt đầu quá trình chuyển đổi.
Bước 6: Chỉnh sửa và lưu tài liệu. Sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, bạn có thể mở tài liệu Word và chỉnh sửa, lưu và in tài liệu như bình thường.
Lưu ý: Kết quả của quá trình chuyển đổi tài liệu phụ thuộc vào chất lượng của tài liệu scan ban đầu. Nếu tài liệu scan bị mờ, không rõ hoặc có nhiều nhiễu, thì kết quả chuyển đổi cũng sẽ không hoàn hảo.
Sử dụng phần mềm Google Docs chuyển file scan sang word
Để chuyển file scan sang Word sử dụng Google Docs, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn và truy cập vào Google Drive.
Bước 2: Tạo một tài liệu mới bằng cách nhấn vào nút “+ New” ở góc trên bên trái màn hình và chọn “Google Docs”.
Bước 3: Nhấn vào nút “File” ở thanh menu và chọn “Open”.
Bước 4: Chọn (document) tài liệu scan mà bạn muốn chuyển đổi.
Bước 5: Sau khi tài liệu được tải lên, nhấn vào nút “Open with” và chọn “Google Docs” để mở file scan trong Google Docs.
Bước 6: Google Docs sẽ tự động chuyển đổi tài liệu scan sang Word. Kết quả sẽ được hiển thị trên cửa sổ của Google Docs.
Bước 7: Chỉnh sửa và lưu tài liệu. Sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, bạn có thể chỉnh sửa, lưu và in tài liệu như bình thường.
Lưu ý: Kết quả của quá trình chuyển đổi tài liệu phụ thuộc vào chất lượng của tài liệu scan ban đầu. Nếu tài liệu scan bị mờ, không rõ hoặc có nhiều nhiễu, thì kết quả chuyển đổi cũng sẽ không hoàn hảo. Ngoài ra, quá trình chuyển đổi cần có kết nối Internet ổn định.
Sử dụng website chuyển đổi file chuyển file scan sang word
Để chuyển file scan sang Word sử dụng website chuyển đổi file, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào một trang web chuyển đổi file scan sang Word. Có nhiều trang web chuyển đổi file miễn phí và trả phí trên Internet như smallpdf.com, zamzar.com, onlineocr.net, … Bạn có thể tìm kiếm trên Google để tìm những trang web phù hợp.
Bước 2: Tải lên tài liệu scan mà bạn muốn chuyển đổi. Trên trang web chuyển đổi file, bạn có thể chọn tải lên tài liệu trực tiếp từ máy tính của bạn hoặc tải lên từ các dịch vụ đám mây như Google Drive, Dropbox, …
Bước 3: Chọn định dạng đầu ra là Word. Trên trang web chuyển đổi file, bạn có thể chọn định dạng đầu ra là .doc hoặc .docx tùy theo sở thích.
Bước 4: Bắt đầu quá trình convert để chuyển đổi. Sau khi chọn định dạng đầu ra, bạn chỉ cần bấm nút “Convert” hoặc “Start” để bắt đầu quá trình chuyển đổi.
Bước 5: Tải xuống tài liệu đã chuyển đổi. Sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, trang web sẽ cung cấp cho bạn liên kết để tải xuống tài liệu đã chuyển đổi. Bạn có thể tải xuống và lưu tài liệu trên máy tính của mình.
Bước 6: Chỉnh sửa và lưu tài liệu. Sau khi tải xuống tài liệu đã chuyển đổi, bạn có thể mở tài liệu Word và chỉnh sửa, lưu và in tài liệu như bình thường.
Lưu ý: Kết quả của quá trình chuyển đổi tài liệu phụ thuộc vào chất lượng của tài liệu scan ban đầu. Nếu tài liệu scan bị mờ, không rõ hoặc có nhiều nhiễu, thì kết quả chuyển đổi cũng sẽ không hoàn hảo. Ngoài ra, quá trình chuyển đổi cần có kết nối Internet ổn định.
Tóm lại, trên thực tế việc sử dụng các phần mềm để Chuyển file scan sang word rất tiện ích và hiệu quả. Giúp người soạn thảo tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc gõ từng văn bản. Trên đây là chi tiết về 3 cách chuyển đổi file scan sang word thông dụng nhất hiện tại. fifaresources cảm ơn bạn đã quan tâm và theo dõi bài viết, hẹn gặp lại các bạn trong những bài viết tiếp theo.