Đánh số thứ tự trong excel là một trong những tiện ích dành cho dân văn phòng mà chắc chắn nhiều người dùng còn chưa biết tới. Có rất nhiều cách để có thể đánh số thứ tự trong excel, có cách thủ công, nhưng cũng có nhiều cách bạn sẽ làm tự động, giúp bạn nhanh chóng đánh và tự động cập nhật khi có thay đổi. Nếu bạn chưa biết tới những phương pháp này, hãy cùng fifaresources.info tìm hiểu trong bài viết dưới đây bạn nhé.
Cách đánh số thứ tự trong excel bằng việc giữ và kéo chuột hết vị trí
Đây là cách đánh số thứ tự trong Excel thực hiện dễ dàng, nhanh chóng nhất mà hầu như toàn bộ dân văn phòng, sinh viên đều đã sử dụng phương pháp này.
Cách làm
Bước 1: Bạn hãy gõ số 1 tại ô bắt đầu, và gõ số 2 ở ô tiếp theo
Bước 2: Kích chọn để bôi đen cả 2 ô rồi sau đó rê chuột về phía góc cuối bên phải
Bước 3: Đồng thời giữ và kéo chuột tới hết vị trí cần đánh số. Như vậy là bạn đã hoàn thành cách đánh số thực tự bằng phương pháp thủ công này rồi nhé.
Ưu điểm và nhược điểm:
- Ưu điểm: Đơn giản, nhanh chóng và dễ dàng chỉ trong vài thao tác
- Nhược điểm: Khi bạn xóa một hay một số hàng bất kỳ thì STT không tự động cập nhật lại. Trường hợp việc đánh số thứ tự với dữ liệu lớn lên tới hàng trăm hoặc hàng ngàn khá khó quản lý, mất thời gian.
Đánh số thứ tự trong Excel bằng cách sử dụng stop value
Đây là cách mà phần lớn dân văn phòng thường hay sử dụng excel như nhân viên kế toán sử dụng bởi vì ưu điểm là có thể nhập được với số lượng hàng lớn lên tới 10000, thậm chí là không giới hạn.
Cách thực hiện
Bước 1: Gõ số 1 tại ô bắt đầu
Bước 2: Vào thẻ Home > Kích chọn Fill > Chọn thẻ Series.
Bước 3: Khi hộp thoại của Series xuất hiện, tại mục Series in: Kích chọn Columns. Ở mục Stop Value: Bạn chọn số kết thúc. Ví dụ: khi muốn nhập STT từ 1 đến 10, thì bạn điền Stop value là 10.
Ưu điểm và nhược điểm:
- Ưu điểm: Bạn có thể nhập được số lượng hàng lớn lên tới 10000, thậm chí là không giới hạn
- Nhược điểm: Trường hợp bạn xóa một hàng bất kỳ thì STT sẽ không được tự động cập nhật
Dùng hàm Sequence để có thể đánh số trong Excel
Đây là phương pháp đánh số thứ tự trong Excel mà người lâu năm, thành thạo những ứng dụng tin học văn phòng sử dụng bởi vì ưu điểm là khi xoá đi 1 hàng thì STT sẽ được tự động cập nhật và công thức hàm là tương đối đơn giản và dễ nhớ.
Cách thực hiện
Bước 1: Đầu tiên bạn chọn ô bắt đầu của dãy số.
Bước 2: Tiếp theo bạn nhập công thức “=SEQUENCE(Số lượng hàng mà bạn cần đánh số)”
Bước 3: Nhấn chọn Enter, sau đó kiểm tra kết quả
Ví dụ: Bạn cần đánh số cho 9 hàng vì thế chúng ta sẽ sử dụng công thức “=SEQUENCE(9)”.
Ưu điểm và nhược điểm
- Ưu điểm: Bạn sẽ chủ động nhập được số lượng hàng mong muốn, đồng thời nhập được số lượng hàng lớn có thể lên tới 10000, hay không giới hạn. Bên cạnh đó, khi xóa bất kỳ hàng nào thì STT sẽ được tự động cập nhật. Công thức hàm rất dễ nhớ và thực hiện đơn giản.
- Nhược điểm: Bạn không thể tùy chỉnh hoặc xóa số thứ tự thủ công từng ô, vì đã mặc định là đánh số từ 1 tới số cuối cùng.
Đánh số thứ tự trong excel bằng phương pháp sử dụng hàm Row()-1
Cách thực hiện
Bước 1: Bạn nhập hàm =ROW()-1 trong ô bắt đầu. (-1 vì bạn ở hàng số 2 nhưng lại muốn đánh số thứ tự là 1 vì thế sẽ dùng ROW()-1, khi bạn đang ở hàng thứ 3 nhưng lại muốn đánh số thứ tự là 1 thì sẽ sử dụng ROW()-2)
Bước 2: Hãy để con trỏ chuột ở góc dưới bên phải rồi kéo xuống tới hết vị trí bạn muốn đánh số.
Ưu điểm và nhược điểm
- Ưu điểm: Trường hợp bạn xóa một hàng bất kỳ thì STT sẽ được tự động cập nhật. Công thức hàm cũng tương đối đơn giản vì thế có thể nhớ được.
- Nhược điểm: Khi cần nhập số lượng hàng lớn lên tới 10000 hay không giới hạn thì cần kéo thủ công, gây mất thời gian.
Sử dụng hàm Subtotal để đánh số thứ tự trong excel
Đây là phương pháp đánh số thứ tự trong Excel hiệu quả nhất trong excel, tuy nhiên cách thức có phần khó hơn những phương pháp ở trên.
Cách thực hiện
Bước 1: Bạn nhập hàm =SUBTOTAL(3, $Ô BẮT ĐẦU CẦN NHẬP DỮ LIỆU: Ô BẮT ĐẦU CẦN NHẬP DỮ LIỆU). Ở đây là SUBTOTAL(3, $B$2:B2)
Bước 2: Sau đó bạn để con trỏ chuột ở góc dưới bên phải rồi kéo xuống tới hết vị trí bạn muốn đánh số.
Ưu điểm và nhược điểm
- Ưu điểm: Trường hợp khi bạn xóa hay ẩn một hàng bất kỳ thì STT sẽ được tự động cập nhật.
- Nhược điểm: Khi cần nhập được số lượng hàng lớn lên tới 10000, hay là không giới hạn thì bạn phải cần kéo thủ công bằng tay. Đồng thời việc nhớ công thức sẽ khó hơn những cách ở trê.
Bài viết trên đây là 5 cách đánh số thứ tự trong excel mà chúng tôi đã tổng hợp và mang tới cho bạn đọc. Chắc chắn việc đánh số thứ tự trong excel là việc bạn thường xuyên phải sử dụng trong công việc hay học tập. Hãy vận dụng và thực hiện cách đánh số thứ tự trong bài viết để xem phương pháp nào là hiệu quả nhất với bạn nhé.