Xử lý file excel có dung lượng quá lớn được không ít người dùng quan tâm, bởi trong quá trình làm việc, học tập bạn sẽ gặp phải những file lớn gây khó khăn khi sử dụng. Vây làm thế nào để có thể xử lý file excel có dung lượng quá lớn. Trong bài viết hôm nay fifaresources.info sẽ mang tới cho bạn đọc những thông tin chi tiết nhất để có thể xử lý vấn đề này.
Tại sao file Excel mở chậm?
Trước khi đi tìm cách làm giảm dung lượng file Excel, bạn đọc hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thủ phạm gây ra tình trạng này bạn nhé.
- Bình thường trong file Excel chứa nhiều công thức phức tạp hay những hình ảnh có độ phân giải rất lớn. Vậy thế đây là 1 lý do làm cho tập tin bị quá tải.
- Bên cạnh đó là do người dùng sử dụng nhiều định dạng khác nhau.
- Hoặc là ô, bảng không dùng tới nhưng được định dạng trước đó làm cho tập tin bị chậm.
Cách xử lý file excel có dung lượng quá lớn
Hãy cùng tìm hiểu cách xử lý file excel có dung lượng quá lớn bằng những cách sau đây bạn nhé.
Xóa định dạng có điều kiện để xử lý file excel có dung lượng quá lớn
Cách xử lý file excel có dung lượng quá lớn đầu tiên và mọi người dễ thực hiện nhất, đó chính là xoá các định dạng có điều kiện. Để thực hiện phương pháp trenem bạn cần thực hiện theo như sau:
Đầu tiên, bạn cần mở tệp tin rồi chọn vào những ô đã định dạng > chọn vào thẻ Home, chọn Conditional Formatting > kích chọn tiếp Clear Rulers. Khi này, bạn có thể đưa ra 2 lựa chọn. Nếu bạn muốn xóa định dạng vào những ô đã chọn thì kích vào Clear from Selected Cells, còn khi muốn xoá định dạng khỏi tất cả các ô thì chọn Clear Rulers from Entire Sheet.
Xử lý file excel có dung lượng quá lớn bằng cách loại bỏ những ô tính không sử dụng
Loại bỏ những ô tính không sử dụng tới là cách tiếp theo để có thể làm giảm dung lượng file Excel. Trước tiên bạn hãy mở file ra, rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + mũi tên xuống/phải để chọn những cột/hàng trống. Kích chuột phải vào chỗ bôi đen rồi chọn Delete để xóa những vùng chưa sử dụng.
Xử lý file excel có dung lượng quá lớn bằng cách xoá Data Links
Ngoài 2 cách đã sử dụng ở trên bạn cũng có thể áp dụng cách xóa data links. Đầu tiên bạn cũng phải mở tệp tin trước > sau đó chọn thẻ Data > Kích chọn tiếp Edit Links > Tiếp theo
Xử lý file excel có dung lượng quá lớn bằng cách nén hình ảnh sử dụng
Cách tiếp theo để giảm dung lượng file Excel là nén hình ảnh sử dụng. Bạn hãy thực hiện các bước sau:
Bước 1: Kích chọn vào hình ảnh mà bạn muốn nén > đi tới thẻ Format > Rồi vào Compress Pictures.
Không dùng Watch Window để xử lý file excel có dung lượng quá lớn
Cách tiếp theo để xử lý file excel có dung lượng quá lớn là không dùng Watch Window nhằm làm giảm dung lượng của file Excel. Có thể bạn chưa biết rằng Watch Window hay được sử dụng trong những tệp tài chính, quản lý dữ liệu hay sản phẩm.
Chúng cho phép người dùng xem chi tiết thông tin về những ô cụ thể hoặc các ô không hiển thị ở trên màn hình hiện tại. Bạn sẽ không cần phải tốn nhiều thời gian chuyển qua lại giữa những sheet bằng việc cuộn trang tính để có thể kiểm tra kết quả. Tuy vậy, chính vì thế mà nó khiến cho tệp tin Excel của người dùng bị đầy và lớn hơn.
Để thực hiện phương pháp không dùng Watch Window bạn cần thực hiện những bước sau đây:
Bước 1: Mở File mà mình muốn thực hiện xoá.
Bước 2: Chọn thẻ Formulas ở trên thanh công cụ > Rồi chọn Watch Window.
Xóa bỏ các Name Range để xử lý file excel có dung lượng quá lớn
Bên cạnh những cách trên thì phương pháp xóa bỏ những Name Range sẽ là phương án để làm giảm dung lượng file Excel mà không phải người dùng nào cũng biết. Để thực hiện cách này, sẽ thực hiện theo bước hướng dẫn sau:
Bước 1: Mở file excel mà mình muốn xóa bỏ các Name Range.
Bước 2: Chọn vào thẻ Formulas ở trên thanh công cụ giống hình > Khi Name Manager hiện lên và bạn hãy chọn tiếp vào đó.
Bước 3: Bạn hãy chọn vào vùng tên bị lỗi mà bạn muốn xoá > Rồi kích chọn Delete hay sử dụng phím Delete ở trên bàn phím.
Bước 4: Khi xuất hiện thông báo xác nhận bạn có muốn xoá chúng xuất hiện, bạn hãy nhấn OK như vậy là xong.
Như vậy là bạn đọc đã vừa hoàn thành xong 4 bước để có thể xóa bỏ những Name Range để xử lý file excel có dung lượng quá lớn.
Bài viết trên đây chúng tôi đã đề cập và mang tới bạn đọc biết được vì sao file excel có dung lượng quá lớn và cách xử lý khi file excel có dung lượng quá lớn. Hy vọng rằng bạn đọc có thể hiểu và áp dụng để xử lý khi gặp vấn đề này trong công việc, nâng cao hiệu suất tốt nhất.